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江西机电实现全流程质量把控

信息来源:nicsbuy.com  时间:2013-08-16  浏览次数:1673

     目前,江西省机电设备招标有限公司(以下简称“江西机电”)招标业务管理系统正式上线运行已有一个多月,公司总工程师办公室(以下简称“总师办”)主任高建梅告诉记者,这套系统的上线,意味着公司各项质量把控制度进一步落到了实处。

  那么江西机电是如何对项目质量进行把控的?招标业务管理系统又是如何服务于质量把控目标的呢?记者带着这些问题,走进了江西机电

  招标文件五级审核和异议限时处理

  “质量是生命线,是一切的基础。”这是公司副总经理余铁根最看重的管理理念。在余铁根心里,江西机电在业内的名声无比珍贵。而江西机电依靠一套严格的质量把控机制为公司名誉保驾护航。

  概括而言,这套质量把控机制有两大核心,即招标文件五级审核和异议限时处理。

  在江西机电,每一份招标文件都得依据五级文件审查制度进行流转——执行项目经理制作完标书后,提交部门内审员、部门主要负责人、造价室(涉及控制价)、总师办质控人员、公司副总经理等人员对文件进行五级审查。上个月,公司的招标业务管理系统上线后,招标文件实现了线上流转,不但五级审核一个都没有少,而且实现了所有审查记录的留痕管理。

  为保证标书质量,江西机电要求,项目的质量控制节点要被高度重视。如,总师办须对关键控制节点(包括资格条件、评标办法、时限、投标保证金数量等)进行审查和对全部文件进行抽查;文件的商务、技术参数、措辞等内容由业务部门负责把关,但总师办有权提出修改意见。

  对于异议处理,江西机电将其写入了内控机制,规定了详细的时间结点,做到了分类负责,责任到人。例如,对于资格预审文件、招标文件异议的受理与处理,为了确保合法合规又不影响后序工作,江西机电要求,尽最大可能当天予以书面答复。

  有“特权”的内控部门

  在江西机电,有一支质量控制工作领导小组,领导小组下设质量控制办公室,办公室设在公司总师办。

  质量控制工作领导小组的工作职责是:审议质量控制季度通报;审议重大质疑异议;审议对业务部门和人员进行处罚和奖励等事项。而质量控制办公室的工作内容则要具体得多:除了负责具体质量控制任务外,还要干各类“杂活儿”,如组织评比、培训、考试等。高建梅告诉记者,总师办活儿非常杂,包括质疑、公司资质、个人资质、档案、机房等各项工作。“因为我们是公司的内控部门,需要从每个角度对项目进行把关。”高建梅说。

  由此可见,在江西机电,质量把控不是一句空喊的口号。

  余铁根对公司总师办的定位非常高。“这是公司的内控部门,其独立性必须得到保障。”余铁根强调的“独立性”绝非空话——总师办的质控人员都享有一项“特权”:不必接受公司360°考核。

  据总师办主任助理汪才华介绍,所谓360°考核即要求所有业务相关部门为工作人员打分。“但总师办的质控人员不必接受别人的打分。这使我们在工作中可以更加超脱,更有理由做到铁面无私。”汪才华说。

  借信息技术让制度落实处

  2013年是江西机电的“质量管理年”。为实现这一年度主题,公司上上下下进行了实实在在的行动。尤其是7月,公司招标业务管理系统的顺利上线,为各项制度的落实创造了新的有利条件。

  在高建梅的办公室里,记者对这套管理系统进行了全方位了解。这套分为基本业务、财务、业务信息库、综合事务等模块,基本覆盖公司各方面管理的系统,给记者的印象是一个字——细。

  例如,在基本业务模块中,连项目开标场地预定情况这样的细节都能够被实时反映出来。“这个细节必须有。它能够保证各个项目之间的有序进行,不因场地问题‘打架’。”高建梅说,“只有将细节落到实处,内控才能落到实处。”

  和大多数招标代理公司不同,江西机电的OA系统和质量管控系统不分家。江西机电的管理系统可按个人、部门、公司等层级来进行权限分配,实现资源共享。还可以通过各类共享信息提供图形化、报表化的统计数据。在质量把控阶段,各个步骤留下的“痕迹”还会进入人事系统,作为奖惩依据。

  通过这套招标业务管理系统,江西机电保证了公司制度的刚性执行。高建梅告诉记者,这套系统刚刚上线一个多月,还有很多问题亟待调试。“例如五级文件审查制度中,公司副总不可能就每一个文件看每一句话,那么他应该看哪些内容?也许下一步,系统会对此做出改良。”高建梅说。

    ——本信息真实性未经中国机电网证实,仅供您参考